SMART DOCTOR COLOMBIA S.A.S. está comprometido con la confidencialidad y seguridad de los datos personales que maneja y se asegura que sus trabajadores, contratistas, proveedores y todas aquellas personas con las cuales se tengan vínculos comerciales y legales, se comprometan a guardar estricta confidencialidad en relación con los datos tratados

DEFINICIONES

Para efectos de la ejecución de la presente POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES y de conformidad con la normatividad legal vigente en Colombia, serán aplicables las siguientes definiciones:

1. SMART DOCTOR Hace referencia a la aplicación o plataforma tecnológica comercializada por SMART DOCTOR COLOMBIA S.A.S., así como cualquiera de las versiones que se ofrezca a los usuarios de esta.

2. TITULAR: Hace referencia a la persona natural que se encuentra registrada en SMART DOCTOR ya sea como usuario PROFESIONAL DE LA SALUD o como usuario PACIENTE (de acuerdo con las definiciones que de estos conceptos se manejan en el documento de Términos y Condiciones de “SMART DOCTOR”) cuyos datos personales serán objeto de tratamiento.

3. AUTORIZACIÓN. Consentimiento previo, expreso e informado del TITULAR para llevar a cabo el tratamiento de datos personales por parte de SMART DOCTOR COLOMBIA S.A.S.

4. AVISO DE PRIVACIDAD. Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato generado por el RESPONSABLE que se pone a disposición del TITULAR para el tratamiento de los datos personales. En el AVISO DE PRIVACIDAD se comunica al TITULAR la información relativa a la existencia de la POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES que le será aplicable, la forma de acceder a la misma y la finalidad del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

5. BASE DE DATOS. Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

6. DATO PERSONAL. Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables, se clasifica en:

• DATO PÚBLICO. Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales.

• DATO PRIVADO. Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el TITULAR.

• DATO SENSIBLE. Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del TITULAR o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

7. ENCARGADO DEL TRATAMIENTO. Entiéndase por tal a la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del RESPONSABLE del tratamiento.

8. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO. Entiéndase por tal a la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

9. TRATAMIENTO. Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de estos.

TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES POR SMART DOCTOR

Los datos personales de los TITULARES serán recolectados, almacenados, organizados, usados, circulados, transmitidos, actualizados, rectificados, suprimidos, eliminados y en general gestionados de acuerdo con la finalidad que se señalan en el titulo “FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE DATOS” dispuesto en la presente política de protección de datos personales.

DATOS RECOLECTADOS

Para llevar a cabo las finalidades descritas en el titulo “FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES”, SMART DOCTOR COLOMBIA S.A.S. recabará ya sea vía telefónica, por correo electrónico o a través de la aplicación SMART DOCTOR los siguientes datos personales públicos y privados:

1. Datos personales generales de identificación, contacto, ubicación, correos electrónicos de todos los usuarios;
2. Datos profesionales, académicos, de experiencia laboral; desempeño profesional de los usuarios registrados en calidad de MÉDICOS

3. Datos personales de carácter financiero para el uso de la pasarela de pago, serán recabados por la aplicación a través de tecnologías de encriptación que permiten recolectar el dato y enviarlo a las pasarelas de pago sin que sea conocido por ninguno de los colaboradores de nuestra empresa.

En lo que se refiere a datos sensibles, SMART DOCTOR. es una aplicación que facilita los medios tecnológicos para que profesionales de la salud e IPS que adquieran los servicios de la aplicación, presten servicio de consulta a sus pacientes y para esto les facilita a estos profesionales e instituciones un repositorio seguro de historia clínica y consentimiento informado. Los datos concernientes al historial clínico de los pacientes son ingresados por los profesionales de la salud a la aplicación y la información es encriptada de forma segura, de manera tal que solo puede ser visualizada por el médico tratante y descargada por el paciente.

ALMACENAJE DE LOS DATOS

Los datos aquí recolectados son almacenados en servidores ubicados en Estados Unidos y en Brasil cuyos propietarios son AMAZON COM INC y GOOGLE INC, con la seguridad requerida por las normas jurídicas colombianas para el almacenaje del tipo de datos que son recolectados.

SUPRESIÓN DE LOS DATOS

Los datos personales de carácter privado señalados en los numerales 1 y 2 serán almacenados con las finalidades descritas en el presente documento por el tiempo estrictamente necesario para dar cumplimiento a la finalidad descrita y serán eliminados en el momento en el que se agote la finalidad o su eliminación sea solicitada por el TITULAR siempre que este y sus datos no tengan la obligación legal de continuar registrados en la base de datos correspondiente, conforme con lo establecido en la ley colombiana.

Los datos recabados para uso por parte de la pasarela de pagos señalados en el numeral 3, son recabados conforme a las políticas de protección de datos personales de la pasarela de pagos y para su recolección, el TITULAR deberá informarse previamente y aceptar los tratamiento y finalidades a las que son sometidos sus datos por parte de dicha pasarela.

Los datos referentes a historia clínica y consentimiento informado, así como los documentos que forman parte del historial clínico y que sean cargados por el TITULAR a SMART DOCTOR serán alojados por el tiempo que la ley colombiana dispone como mínimo para el alojamiento de este tipo de documentos, esto es 10 años, finalizados los cuales se procede al borrado seguro de la información.

FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

SMART DOCTOR COLOMBIA S.A.S. es la empresa que llevará cabo la recolección de los datos personales señalados en el titulo anterior por si misma o a través de terceros autorizados para el efecto y siempre con autorización de los TITULARES. Los datos recabados serán utilizados con las siguientes finalidades:

1. Gestionar la prestación de servicios de plataforma tecnológica a médicos y pacientes.
2. Gestionar y administrar la plataforma tecnológica puesta a disposición de médicos e IPS para que pueda ser utilizada por los PACIENTES para ponerse en contacto con los primeros.
3. Verificar la identidad de los titulares y el perfil de los profesionales usuarios de la plataforma para el uso de sus funcionalidades.

4. Ejecutar las relaciones contractuales, precontractuales y comerciales que surjan entre SMART DOCTOR COLOMBIA S.A.S. y los titulares por el uso de la plataforma.

5. Permitir el acceso a los titulares, para crear una cuenta o un perfil y hacer uso de las funcionalidades.

6. Recolectar datos y hacer uso de estos para ejecutar actividades referentes al pago de servicios con la PASARELA DE PAGOS.

7. Suministrar, compartir, enviar o entregar sus datos personales a empresas filiales, vinculadas, subordinadas o aliados comerciales de SMART DOCTOR COLOMBIA S.A.S. ubicadas en Colombia o cualquier otro país para dar cumplimiento a las obligaciones establecidas mediante relaciones contractuales o para llevar a cabo cualquiera de las actividades aquí señaladas.

8. Transmitir a los países donde se encuentren los centros de datos del proveedor del servicio de plataformas basadas en tecnología en la nube, utilizado por SMART DOCTOR COLOMBIA S.A.S. y entregar los datos personales al proveedor del servicio, quién en ese evento actuará como Encargado del Tratamiento.

9. Enviar al correo electrónico, dispositivo móvil por mensajes de texto (SMS y/o MMS) o a través de cualquier otro medio digital de comunicación, información comercial, publicitaria o promocional sobre los servicios ofertados por sus aliados o usuarios de la aplicación.

10. Gestionar contacto entre titulares para trámites de solicitudes, quejas, reclamos, y efectuar encuestas de satisfacción respecto de los servicios prestados por SMART DOCTOR COLOMBIA S.A.S. o empresas vinculadas y los aliados comerciales.

11. Hacer uso de los servicios de geolocalización con fines de ubicación de TITULARES y realización de publicidad focalizada

12. Acceder, usar y alojar en el servidor, ya sea nube propia o contratada por SMART DOCTOR COLOMBIA S.A.S. la información del titular.

13. Comunicarse con los titulares por correo electrónico, envío de mensajes a dispositivos móviles, envío de mensajes de texto o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital de comunicación para programar citas, resolver solicitudes, reprogramar citas, notificar el estado de las solicitudes y compartirle la información de los pacientes y para la comprobación y verificación de la calidad de los servicios ofrecidos.

TRANSMISIÓN y TRANSFERENCIA DE LA INFORMACIÓN

La información proporcionada a SMART DOCTOR COLOMBIA S.A.S. será utilizada sólo con las finalidades señaladas en la presente POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES, y por tanto la información no será vendida, licenciada, transmitida o divulgada de ninguna forma, salvo que exista autorización expresa del TITULAR para hacerlo, sea necesario para permitir a los contratistas o agentes prestar los servicios encomendados; sea necesario con el fin de proveer servicios y/o productos; sea necesario divulgarla a las entidades que prestan servicios de mercadeo en nombre de SMART DOCTOR COLOMBIA S.A.S. o a otras entidades con las cuales se tengan acuerdos de mercado conjunto; la información tenga relación con una fusión, consolidación, adquisición u otro proceso de restructuración de la sociedad; que sea requerido o permitido por la ley.

SUBCONTRATACIÓN

SMART DOCTOR COLOMBIA S.A.S. podrá subcontratar a terceros para el procesamiento de determinadas funciones o información. Cuando efectivamente se subcontrate con terceros el procesamiento de información personal o se proporcione información personal a terceros prestadores de servicios, SMART DOCTOR COLOMBIA S.A.S. advierte a dichos terceros sobre la necesidad de proteger dicha información personal con medidas de seguridad apropiadas, prohíbe el uso de la información para fines propios y solicita que no se divulgue la información personal a otros, protegiendo la misma con mecanismos idóneos tales como políticas y acuerdos de confidencialidad y manejo de la información.

LIMITACIONES TEMPORALES AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

SMART DOCTOR COLOMBIA S.A.S. solo podrá recolectar, almacenar, usar o circular los datos personales de acuerdo con la ley colombiana y durante el tiempo que dure la relación contractual, precontractual y comercial del uso de SMART DOCTOR, hasta cuando sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información.

Una vez cumplida la o las finalidades del tratamiento y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, procederá a la supresión de los datos personales en su posesión. No obstante, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual de conformidad con lo establecido en el titulo de “SUPRESIÓN DE LOS DATOS” contenido en esta misma política.

DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES

DERECHO DE ACCESO: El TITULAR de los datos podrá acceder a los datos personales que estén bajo el control de SMART DOCTOR COLOMBIA S.A.S., para efectos de consultarlos de manera gratuita al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de la POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES que motiven nuevas consultas.

DERECHO DE ACTUALIZACIÓN Y RECTIFICACIÓN: El TITULAR de los datos podrá en cualquier momento solicitar la actualización y la rectificación de los datos personales objeto de tratamiento que se encuentren en poder del RESPONSABLE o ENCARGADO del tratamiento.

DERECHO DE REVOCACIÓN DE LA AUTORIZACIÓN Y SUPRESIÓN: El TITULAR de los datos podrá revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Autoridad de Protección de Datos Personales de Colombia haya determinado que en el Tratamiento el RESPONSABLE o ENCARGADO han incurrido en conductas contrarias a la Ley 1581 de 2012 (o en su defecto con las normas que la reglamenten, adicionen, ejecuten, complementen, modifiquen, supriman o deroguen) y/o a la Constitución.

La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el TITULAR tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos o el responsable tenga el deber legal o contractual de continuar con el tratamiento.

DERECHO A SOLICITAR PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN: El TITULAR de los datos podrá solicitar prueba de la autorización otorgada al RESPONSABLE del tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012 (o en su defecto con las normas que la reglamenten, adicionen, ejecuten, complementen, modifiquen, supriman o deroguen) o cuando se haya presentado la continuidad del tratamiento acorde con el artículo 10 numeral 4° del Decreto 1377 de 2013.

DERECHO A SER INFORMADO RESPECTO DEL USO DEL DATO PERSONAL: El TITULAR de los datos tiene derecho a ser informado por el RESPONSABLE del tratamiento o el ENCARGADO del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que se les ha dado a sus datos personales

DERECHO A PRESENTAR QUEJAS: El TITULAR de los datos tiene derecho a presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente sobre tratamiento de datos personales.

AUTORIZACIÓN DEL TITULAR

SMART DOCTOR COLOMBIA S.A.S. como RESPONSABLE y las personas que esta compañía designe como ENCARGADOS del tratamiento estarán sometidas a las disposiciones, Manuales Internos y lo establecido en la presente POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES. SMART DOCTOR COLOMBIA S.A.S. mediante los encargados tiene el deber legal y contractual de obtener de parte del TITULAR autorización previa, expresa e informada, como condición previa para recolectar y tratar sus datos personales, sin excepción alguna.

La obligación establecida en el párrafo anterior, por disposición legal, no es necesaria cuando se trate de información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales, cuando se trate de una orden judicial, cuando se trate de datos de naturaleza pública, casos de urgencia médica o sanitaria, tratamiento de información autorizado por ley para fines históricos, estadísticos o científicos y datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

ÁREA RESPONSABLE DE LA PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

El área soporte de SMART DOCTOR COLOMBIA S.A.S. será la responsable de atender las peticiones, quejas y reclamos que formule todo TITULAR de datos personales a la compañía en ejercicio de los derechos contemplados a favor de los titulares de datos personales en la Ley y en la presente POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES.

PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE DERECHOS

Para la atención de peticiones, quejas y reclamos que formule todo titular de datos personales en ejercicio de los derechos contemplados en la Ley y en la presente POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES, SMART DOCTOR COLOMBIA S.A.S. establece el siguiente procedimiento:

PRESENTACIÓN DE CONSULTAS, SOLICITUDES DE ACTUALIZACIÓN, RECTIFICACIÓN, SUPRESIÓN O REVOCATORIA DE AUTORIZACIÓN: Los TITULARES o sus causahabientes podrán consultar la información personal del TITULAR que repose en las bases de datos de SMART DOCTOR COLOMBIA S.A.S. Para esto SMART DOCTOR COLOMBIA S.A.S. se compromete a suministrar a estos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del TITULAR.

El titular del dato personal o quien ejerza su representación podrá enviar su consulta de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 5:00 p.m. al correo electrónico soporte@ec2-54-163-216-127.compute-1.amazonaws.com; o radicar un documento en la dirección Cl 70 A No. 7 18, apto 901, Bogotá D.C., en la ciudad de Bogotá dirigida a Christian Rivera Heredia, establecida en la presente POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES como el área encargada.

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de esta. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

PRESENTACIÓN DE LA PETICIÓN, QUEJA O RECLAMO: El titular del dato personal o quien ejerza su representación podrá enviar su petición, queja o reclamo de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 5:00 p.m. al correo electrónico soporte@ec2-54-163-216-127.compute-1.amazonaws.com; o radicar un documento en la dirección­­­­­­­­­­­ Cl 70 A No. 7 18, apto 901, Bogotá D.C.en la ciudad de Bogotá, dirigida a la Christian Rivera Heredia, establecida en la presente POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES como el área encargada.

CONTENIDO DE LA PETICIÓN, QUEJA O RECLAMO: La petición, queja o reclamo deberá contener la identificación plena del TITULAR, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la solicitud que se hace, la dirección en la que desea recibir respuesta, un número telefónico de contacto y debe venir acompañada de los documentos que se quieran hacer valer.

Si la información o los documentos resultan incompletos, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo de este, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informarán al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

La fecha de entrada en vigor de la presente Política de Tratamiento de Datos Personales es 01 de abril del 2021.

Los Datos Personales que sean almacenados, utilizados o transmitidos permanecerán en las Bases de Datos de SMART DOCTOR COLOMBIA S.A.S. durante el tiempo que sea necesario para cumplir las ­finalidades mencionadas en este documento.

MODIFICACIONES DE LA POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

La presente POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES podrá ser modificada en cualquier momento por SMART DOCTOR COLOMBIA S.A.S. La misma estará a disposición de empleados, contratistas, proveedores, clientes y público en general en su versión actualizada en la siguiente URL: www.smartdoctor.la

Si se realizan cambios en la parte formal de los procedimientos, tales como cambios de dirección, teléfono, correo electrónico de contacto, URL, área encargada, los mismos serán reflejados en el documento y dados a conocer mediante la PÁGINA WEB de la compañía o por mecanismos idóneos que permitan la consulta de los documentos.

Por disposiciones legales, si se realizan cambios en las finalidades del tratamiento de los datos personales se dará aviso del cambio a los titulares de los datos personales que se encuentren registrados en las bases de datos de la compañía y se pondrá a su disposición la última versión de la POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES y el formulario correspondiente para obtener copia de su nueva autorización.